Daten­schutz­erklärung

Allgemeine Informationen

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere im Rahmen der Nutzung der Website, der angebotenen Online-Dienste, der Kommunikation sowie weiterer geschäftlicher Vorgänge gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht – etwa zur Vertragserfüllung, auf Basis einer Einwilligung oder zur Wahrung berechtigter Interessen. Dabei werden nur die Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

1. Über uns

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist The Chocolate on The Pillow Group GmbH, Peter-Huppertz-Str. 5, 51063 Köln.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dataprivacy@sits.com.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, sofern im jeweiligen Zusammenhang auf diese Erklärung verwiesen wird.

2. Betroffenenrechte

Betroffene haben, insofern sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, das Recht auf:

• Auskunft über ihre Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung ihrer Daten gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

3. An wen geben wir personenbezogene Daten weiter?

3.1 Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Für bestimmte technische und organisatorische Aufgaben setzen wir Dienstleister ein, die personenbezogenen Daten im Auftrag verarbeiten. Diese sogenannten Auftragsverarbeitenden sind vertraglich verpflichtet, Daten ausschließlich gemäß den dokumentierten Weisungen zu verarbeiten, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu treffen und keine Daten an unbefugte Dritte weiterzugeben. Beispiele hierfür sind Hosting-Dienstleister, IT-Support oder Anbieter von Formular- und Kommunikationsdiensten.

3.2 Verbundene Unternehmen

Sofern eine Weitergabe personenbezogener Daten an ein Unternehmen innerhalb unserer verbundenen Unternehmensgruppe erfolgt, geschieht dies ausschließlich, wenn dies zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist, etwa zur Bearbeitung von Anfragen von Interessierten.

Das Hotel ist Teil der The Chocolate on the Pillow Group. Weitere Informationen zu den Unternehmen innerhalb der Unternehmensgruppe finden Sie auf der Website der Gruppe unter: https://cotp.group/hotels/.

3.3 Übermittlung an Dritte (z. B. Behörden, Gerichte)

In bestimmten Fällen kann eine Weitergabe an Dritte erforderlich sein, etwa:

• wenn dies zur Durchführung vertraglicher Maßnahmen notwendig ist oder in unserem berechtigten Interesse liegt.
• zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• im Rahmen von Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren,
• bei Anfragen anderer Aufsichtsbehörden oder öffentlicher Stellen.

Empfangende können dabei auch Stellen sein, gegen die sich ein Anliegen oder eine Beschwerde richtet.

4. Bereitstellung der Website

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch bestimmte technische Informationen verarbeitet, um die Website bereitzustellen und den stabilen und sicheren Betrieb zu gewährleisten. Dazu zählen beispielsweise IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem sowie aufgerufene Seiten. Diese Daten werden durch den Webserver in Logdateien gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen. Die gespeicherten Informationen werden für eine Dauer von 60 Tagen aufbewahrt und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder eine längere Speicherung zur Aufklärung sicherheitsrelevanter Vorfälle erforderlich ist. Wir nutzen einen oder mehrere externe Hosting-Anbieter, um diese Website bereitzustellen.

5. Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon, Post oder über ein Kontaktformular werden die übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet, um die Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Je nach Kommunikationsweg können dies insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht sowie technische Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage) sein.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, etwa zur effizienten Bearbeitung von Anfragen und zur Pflege von Kundenbeziehungen.

Zur Bereitstellung und technischen Abwicklung von Kontaktanfragen beauftragen wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten und die übermittelten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen zu verarbeiten.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist, und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftliche Kommunikation unterliegt in der Regel einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gemäß den geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.

6. Bewerbungen

Im Rahmen von Bewerbungsverfahren verarbeiten wir personenbezogene Daten, um das Auswahlverfahren durchzuführen und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Erforderliche Angaben sind entsprechend gekennzeichnet oder werden im Bewerbungsprozess kenntlich gemacht. Ohne diese Angaben kann eine Bewerbung nicht berücksichtigt werden.

Die übermittelten Daten werden von den zuständigen Stellen innerhalb des Unternehmens verarbeitet, insbesondere durch die Personalabteilung sowie durch am Auswahlprozess beteiligte Personen. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung durch sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter erfolgen, etwa im Rahmen technischer Unterstützung oder Bewerbermanagement- und Kommunikationssysteme.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen wir die Daten spätestens sechs Monate nach einer Absage, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder keine Einwilligung zur weiteren Speicherung vorliegt. Bei Zustimmung zur Aufnahme in einen Talentpool erfolgt die Löschung spätestens ein Jahr nach Eingang der Bewerbung.

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis, werden die Bewerbungsdaten in die Personalakte überführt und gemäß den gesetzlichen Vorgaben weiterverarbeitet.